REGULAMIN UCZESTNICTWA W VIII PREKONFERENCJI GRUPY MŁODYCH LEKARZY RODZINNYCH KLRwP

I. DEFINICJE

Pojęcia użyte w niniejszym regulaminie, pisane z dużej litery, mają znaczenie nadane poniżej:

  1. Regulamin – niniejszy regulamin, stanowiący treść Umowy o uczestnictwo w VIII Prekonferencji Grupy Młodych Lekarzy Rodzinnych KLRwP oraz Umowy o uczestnictwo w Imprezie Towarzyszącej.
  2. Umowa – umowa o uczestnictwo Uczestnika w VIII Prekonferencji Grupy Młodych Lekarzy Rodzinnych KLRwP lub/i umowa o uczestnictwo w dodatkowej Imprezie Towarzyszącej, zawarta pomiędzy Organizatorem wykonawczym Konferencji a Uczestnikiem.
  3. Konferencja – VIII Prekonferencji Grupy Młodych Lekarzy Rodzinnych KLRwP, odbywająca się w dniu 06 czerwca 2019 roku, w hotelu Hotel Ambasador Premium ul. Kilińskiego 145 w Łodzi.
  4. Organizator wykonawczy Konferencji: –ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144- 18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 58 000,00 zł, strona Umowy.
  5. Organizator merytoryczny Kongresu: Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20-63-698, REGON 01003798100000, wpisane do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917.
  6. Uczestnik – uczestnik Konferencji lub Imprezy Towarzyszącej, będący osobą uprawnioną do wystawiania recept.
  7. Impreza Towarzysząca – impreza integracyjna, nie będąca częścią Konferencji, w szczególności nie objęta opłatą konferencyjną, wymagająca odrębnego zgłoszenia lub opłaty na zasadach opisanych w pkt. IV Regulaminu.
  8. Biuro Konferencji – biuro uruchomione podczas trwania Konferencji w miejscu jego odbywania się.
  9. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  10. Konsument - osoba fizyczna, dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

II. PROGRAM KONFERENCJI

Przewidywane założenia programowe Konferencji dostępne są pod adresem www.kongres2019.pl/prekonferencja. Program Konferencji zostanie udostępniony do dnia 15 kwietnia 2019 roku.

III. ZAWARCIE UMOWY - REJESTRACJA UCZESTNICTWA W KONFERENCJI I IMPREZIE TOWARZYSZĄCEJ

  1. Stroną Umowy o uczestnictwo w Konferencji lub w Imprezie Towarzyszącej jest Uczestnik.
  2. Zawarcie Umowy (rejestracja uczestnictwa w Konferencji) odbywa się wyłącznie online, poprzez formularz zgłoszenia, dostępny na stronie internetowej www.kongres2019.pl/prekonferencja
  3. Z zastrzeżeniem ust. 6 poniżej, termin dokonania rejestracji upływa w dniu 10 maja 2019 roku.
  4. W przypadku wyczerpania miejsc udziału w Konferencji lub Imprezie Towarzyszącej przed dniem wskazanym w ust. 3 powyżej, Organizator ma prawo wstrzymania dalszej rejestracji i wcześniejszego zamknięcia listy Uczestników.
  5. Po upływie terminu, wskazanego w ust. 3 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo jedynie w Biurze Konferencji, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że Organizator wykonawczy Konferencji każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
  6. W przypadku przyjęcia przez Organizatora wykonawczego Konferencji zgłoszenia uczestnictwa dokonanego po upływie terminu, wskazanego w ust. 3 powyżej, nie gwarantuje on pełnego pakietu materiałów.
  7. Udział w Konferencji, oraz dodatkowo płatnej Imprezie Towarzyszącej możliwy jest po dokonaniu opłaty określonej w pkt. IV Regulaminu.
  8. Zgłoszenie udziału w Konferencji dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte.
  9. Do wstępu na Konferencję upoważnione będą jedynie osoby posiadające identyfikatory konferencyjne, otrzymane od Organizatora wykonawczego Konferencji, po dokonaniu rejestracji oraz uiszczeniu opłaty konferencyjnej.
  10. Do wstępu na Imprezę Towarzysząca w dniu 06.06.2019 roku, upoważnione będą jedynie osoby posiadające bilety wstępu na okaziciela.
  11. Rejestracja oraz odbiór materiałów konferencyjnych możliwe są w godzinach działania Biura Konferencji.
  12. Biuro Konferencji będzie czynne: czwartek, 6 czerwca 2019 roku, w godz. 08:00-17:00

IV. OPŁATY - WYSOKOŚĆ I ZAKRES

  1. Wysokość opłaty za uczestnictwo w Konferencji oraz w Imprezie Towarzyszącej dostępna jest na stronie www.kongres2019.pl/prekonferencja.
  2. W przypadku, gdy Uczestnik Konferencji uprawniony jest do wniesienia opłaty konferencyjnej w obniżonej wysokości, przewidzianej dla członka Stowarzyszenia Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, konieczne jest przesłanie na adres prekonferencja@zizce.edu.pl w terminie 3 dni od dokonania zgłoszenia stosownego zaświadczenia w tym zakresie z biura ww. Stowarzyszenia. W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia Uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty w pełnej wysokości.
  3. Zakres opłaty konferencyjnej Uczestników OBEJMUJE:
    • udział w konferencji oraz wystawie medycznej,
    • pakiet materiałów konferencyjnych,
    • certyfikat uczestnictwa,
    • wyżywienie w dniu 6.06.2019 roku – lunch oraz przerwa kawowa.
  4. Opłaty można regulować w formie:
    • w formie przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o., mBank S.A. 38 1140 1081 0000 2164 4100 1003 z dopiskiem "Prekonferencja" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata),
    • przekazu pocztowego
    • osobiście w siedzibie Organizatora wykonawczego Konferencji.
  5. W przypadku formy płatności przez przelew bankowy, przekaz pocztowy lub osobiście w siedzibie Organizatora wykonawczego Konferencji, Uczestnik zobowiązany jest do dokonania zapłaty w terminie 3 dni od zawarcia Umowy (dokonania rejestracji on line), a także do niezwłocznego przesłania potwierdzenia jej dokonania pocztą e-mail na adres prekonferencja@zizce.edu.pl lub faxem na numer: +48 12 421-40-50.
  6. W przypadku niewniesienia opłaty lub wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, Uczestnik zostanie wezwany do zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania lub nieuzupełnienia opłaty Organizator wykonawczy Konferencji uprawniony będzie do anulowania zgłoszenia w terminie do 10 maja 2019 roku. Jeżeli Uczestnik dokonał jakiejkolwiek wpłaty, w przypadku anulowania zgłoszenia zostanie mu ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20% wpłaty. W przypadku Konsumentów rozliczenia zostaną dokonane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  7. Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania jej wpłaty, nie zaś na dzień wypełnienia formularza rejestracyjnego.
  8. Udział w Konferencji, a także udział w Imprezie Towarzyszącej możliwy jest po dokonaniu opłaty.
  9. Dane do faktury VAT podane w formularzu podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.

V. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W KONFERENCJI LUB IMPREZIE TOWARZYSZĄCEJ ORAZ ZMIANA PODMIOTU POKRYWAJĄCEGO OPŁATĘ

  1. Uczestnik Konferencji ma prawo odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny na zasadach opisanych poniżej.
  2. W przypadku oświadczenia o odstąpieniu od Umowy otrzymanego przez Organizatora:
    • i. przed 30 kwietnia 2019 r., odpowiednio Uczestnik otrzymają zwrot 80% opłaty konferencyjnej lub opłaty za Imprezę Towarzyszącą
    • ii. po 30 kwietnia 2019 r. Uczestnik nie będzie uprawniony do otrzymania zwrotu jakiejkolwiek części opłaty konferencyjnej lub opłaty za Imprezę Towarzyszącą.

    Postanowienia pkt i) oraz pkt ii) nie dotyczą Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.

  3. W przypadku Uczestników będących Konsumentami, zawierających Umowę na odległość, przysługuje im, niezależnie od prawa przyznanego w ust. 2 powyżej, prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. W takim przypadku opłata wniesiona przez Konsumenta zostanie mu w całości zwrócona. W celu odstąpienia od Umowy Konsument może skorzystać z wzoru oświadczenia o odstąpieniu, stanowiącemu Załącznik nr 2 do Regulaminu.
  4. Poza prawem do odstąpienia od Umowy, wskazanym w ust. 2 i 3 powyżej, wyłącza się, w zakresie dopuszczalnym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, możliwość zakończenia Umowy przez Uczestnika Konferencji.
  5. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać przesłane w formie:
    • i. Listu e-mail na adres e-mail prekonferencja@zizce.edu.pl (E-mail zawierający rezygnację powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji),
    • ii. faksu na nr 12 421 40 50,
    • iii. listownie na adres Organizatora wykonawczego (pod uwagę brana będzie data otrzymania oświadczenia przez Organizatora wykonawczego, powyższe nie dotyczy Konsumentów, w których przypadku liczy się data nadania oświadczenia).
  6. Opłaty będą zwracane, w przypadku przelewu bankowego - na rachunek bankowy, wskazany przez Uczestnika
  7. W przypadkach opisanych w pkt i) lub w pkt ii), e-mail zawierający dane do dokonania zwrotu pieniędzy powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji.
  8. W przypadku zmiany podmiotu finansującego udział Uczestnika w Konferencji, tj. zwrotu Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez osobę trzecią, Organizator zwraca Uczestnikowi wniesioną opłatę pomniejszoną o 20%. Zwrot opłaty zostanie dokonany po zaksięgowaniu na rachunku bankowym Organizatora opłaty za uczestnictwo w Konferencji dokonanej przez osobę trzecią. Postanowienie powyżej nie dotyczy Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.

VI. DANE OSOBOWE:

  1. ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy 58.000,00 złotych
  2. Dane osobowe przetwarzane są na opisanych poniżej zasadach.

  3. Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się pod podanym adresem e-mail: ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie – biuro@zizce.edu.pl
  4. Podanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Konferencji.
  5. Wyrażenie zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.
  6. Podane dane osobowe będą przetwarzane w celu:
    • wzięcia udziału w Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
    • realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych osobowych, w szczególności dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
    • marketingu bezpośredniego usług własnych Administratora danych osobowych lub podmiotów trzecich, jednakże tylko w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji odrębnych zgód w tym zakresie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
  7. Dane osobowe Uczestnika będą udostępnione:
    • podwykonawcom Organizatora na potrzeby realizacji Konferencji, a także obsługi księgowej, prawnej lub informatycznej Organizatora, w tym usług podwykonawcy dostarczającego system rejestracji on-line, służący rejestracji uczestnictwa w Konferencji, Imprezie Towarzyszącej.
    • w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji stosownych zgód w zakresie marketingu, dane mogą być udostępnione w zależności od zakresu udzielonej zgody: Stowarzyszeniu Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie (KRS 0000088917)  lub innym podmiotom współpracującym z ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie lub z ww. Stowarzyszeniem, których działalność związana jest z branżą medyczną lub farmaceutyczną.
  8. Dane osobowe przetwarzane:
    • w celu udziału w Konferencji będą przetwarzane przez czas realizacji Konferencji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, a także przez okres wymagany przepisami podatkowymi,
    • w przypadku wyrażenia jakiejkolwiek zgody – do czasu jej odwołania.
  9. Uczestnikowi przysługuje, w zakresie i na zasadach określonych w RODO, prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  10. W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  11. Dane osobowe Uczestnika nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o profilowania.
  12. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

VII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ:

  1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP obowiązujących w miejscu, w którym odbywa się Konferencja.
  2. Uczestnik odpowiada za swoje rzeczy w miejscu Konferencji.
  3. Uczestnik zobowiązany będzie do naprawienia szkody wyrządzonej podczas Konferencji, w szczególności Organizatorowi, innemu Uczestnikowi lub podmiotowi udostępniającemu budynek, w którym odbywa się Konferencja.
  4. Odpowiedzialność Organizatora z tytułu utraconych korzyści jest wyłączona. Ograniczenie to nie dotyczy Konsumentów, w stosunku do których zastosowanie mają ogólne zasady powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE:

  1. W przypadku ewentualnego sporu sądem właściwym dla jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
  2. W przypadku ewentualnych pytań lub reklamacji należy skontaktować się Organizatorem wykonawczym Konferencji pod adresem e-mail: prekonferencja@zizce.edu.pl lub telefonicznie +48 12 422-09-20
  3. W przypadku składania reklamacji należy szczegółowo opisać zastrzeżenia. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania kompletnych informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.